Descrição
A OCSIDA está contratar um/a Recepcionista para o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.
Resumo do Cargo
Garantir o primeiro contacto do exterior com a Organização e seus membros. É o primeiro ponto de contacto da Organização com qualquer pessoa ou Instituição. Ele é profissional que recebe os colaboradores, prestadores de serviço, clientes e visitantes, e faz o devido encaminhamento.
Responsabilidades:
- Atender e fazer chamadas telefónicas internas e externas;
- Receber e encaminhar os visitantes;
- Fazer o registo de entrada e saída de correspondência;
- Preparar requisições de compras;
- Fazer a recepção de materiais e emitir as GNR (Goods Receipt Notes) de acordo com as regras e procedimentos da organização;
- Gerir a saída, entrega e armazenamento de material de acordo com a solicitação e em coordenação com o Oficia de Procurement – fazendo o registo de entrada e saída;
- Apoiar nas reservas de viagens, acomodação e outros planos de viagem;
- Coordenar as reuniões do escritório e fora dele e a respectiva logística;
- Apoiar a equipa nas demandas de rotina do escritório (por exemplo, fotocópia, impressão, scans, encadernação, envio de correspondências, etc);
- Servir de ponto de contacto para aspectos logísticos e administrativos do escritório;
- Apoiar o oficial de administração na reconciliação mensal de combustível, junto aos motoristas;
- Realizar outras tarefas que lhe forem atribuídas.
Conhecimentos:
- Elevado nível de organização;
- Capacidade de lidar de forma agradável e eficaz com o público, tanto pessoalmente como por telefone;
- Capacidade para lidar com várias tarefas de forma eficiente;
- Capacidade para reportar as suas actividades, manter um cronograma e capacidade de trabalho sob pressão, se necessário;
- Capacidade para aprender, usar e cuidar o equipamento do escritório;
- Alto nível de responsabilidade e integridade;
- Capacidade de executar todos os deveres e responsabilidades com zelo e dedicação, com o mínimo supervisão;
- Noções de gestão de stock.
Requisitos:
- Nível Médio de escolaridade;
- Deve ter entre no mínimo1 a 3 anos de experiência em administração com enfoque para actividades de recepção;
- Experiência comprovada em procedimentos administrativos, padrões e equipamentos do escritório;
- Experiência em Organizações Não Governamentais, poderá ser um factor preferencial;
- Domínio do Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
- Fluência em português falado e escrito e conhecimentos da língua Inglesa.
Documentos Para Candidatura:
Documentos Necessários:
- Carta de Motivação (1 página);
- Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais.
Como Candidatar-se:
Os interessados poderão Candidatar-se submetendo a sua Carta de Motivação (1 página) e Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas) através do correio electrónico abaixo:
E-mail: recrutamento@ocsida.org.mz
Escreva no Assunto do E-mail: “Recepcionista”.
Local(Cidade) : Maputo
Valido ate : 16 de Novembro de 2023
Nota: O assunto do email DEVE ter o nome do cargo, do contrário, será um factor de exclusão. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.
