Vaga Para Coordenador/a Administrativo/a

A Panthfinder International pretende contratar Coordenador/a Administrativo/a.

Objectivo da Posição

Esta posição apoia ao Gestor Provincial e equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assgura o cumprimento de normas e procedimentos Administrativos.

Principais Responsabilidades

Gestão de Escritório

Gerir as necessidades do escritório em tempo útil;
Garantir a existência de consumíveis e insumos por forma a evitar a rotura de stock;
Criar iniciativas de alocação de bens e produtos de acordo com as necessidades do escritório;
Garantir o bom estado de conservação do escritório;
Prever manutenção atempada do escritório;
Garantir que o escritório esteja limpo e organizado (Jardim, recinto e a componente interna);
Gerir contratos celebrados com entidades prestadoras de serviços.

Copa e Cozinha

Supervisiona a copa e assegura que agua, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis;
Faz a supervisão do inventário da cozinha.

Material de escritório e de formação

Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório como para formação;
Faz a distribuição de acordo com os pedidos;
Auxilia na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários.

Recursos Humanos

Manter em dia a lista nominal dos trabalhadores e pasta individual de cada funcionário incluindo, férias, ausências, reembolsos de seguro saúde, advertências, elogios;
Enviar os pedidos de férias, ausências e de reembolso de seguro saúde.

Viagens e Acomodações

Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
Responsável pela reserva de hotel e logística de viagem para todos os agentes do projecto.

Telefones

Assegura que as respectivas contas estejam pagas a tempo e hora após conferidas;
Assegura que todas as ligações pessoais sejam reembolsadas pelos emissores das mesmas.

Procurement (Bens e Serviços)

Dar seguimento as necessidades das áreas de solicitação através das requisições);
Realizar visitas semestrais aos fornecedores de forma a avaliar as condições de trabalho (fornecimento de catering e serviços de acomodação e de fornecimento de bens);
Realizar pesquisas de mercado de diferentes ramos de atividade das quais a PI tem necessidade;
Garantir a entrega oportuna de suprimentos e equipamentos nos locais específicos e estabelecer uma ligação proactiva com os gerentes relevantes para esclarecer as especificações relevantes;
Preparar e acompanhar as solicitações de pagamento de bens e servições em tempo hábil de acordo com as políticas e diretrizes existentes da Pathfinder;
Adquirir bens e serviços, analisar requisições de compra; criar e atualizar especificações;
Elaborar e avaliar propostas de licitações; solicitar e negociar preços competitivos de fornecedores e fazer recomendações paras emissão de ordem de compras;
Manter um banco de dados de fornecedores; realização de analises de uso de equipamentos e serviços;

Activo Fixo

Agir como ponto focal do Gestor de Património baseado no escritório central, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório

Logistica/ Transportes

Supervisionar o funcionamento correto no uso das viaturas;
Garantir o cumprimento das políticas de transporte da PI sejam cumpridas;
Garantir a reconciliação atempada de combustível a nível do projeto;
Reportar o envio na entrega de material apos conferir o mesmo;
Planificar o plano de transporte de forma eficaz a diversas equipes e pedidos de apoio autorizados;
Manter o inventario atualizado e controlar entradas e saídas de bens;
Controlo e gestão do inventario do projeto;
Gestão e seguimento das manutenção e revisão dos veículos do projeto;

Outros

Executa qualquer outra função atribuída pelo Coordenador Provincial;
Preparar relatórios regulares sobre despesas e orçamentos de escritório;
Manter e actualizar as bases de dados dos fornecedores;
Organizar um sistema de arquivo de documentos importantes e confidenciais da Instituição.

Requisito Básicos

Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente. Curso superior é uma vantagem;
Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel o desempenho de suas funções;
Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito.