Vaga Para Oficial de Contratos e Salvaguarda

A Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2017, com sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades que visam expandir o acesso aos serviços de saúde sexual e reprodutiva, aborto Seguro e VGB através da melhoria do ambiente de acesso aos serviços, fortalecimento dos sistemas de saúde, gerar e disseminar novos conhecimentos e fortalecimento das redes de apoio social para as mulheres e raparigas em idade reprodutiva.

OBJECTIVO DA POSIÇÃO

Sob a supervisão do(a) Gestor(a) de Operações, o(a) Oficial de Contratos e Salvaguarda é responsável por assegurar a gestão eficiente e em conformidade dos contratos e subvenções, garantindo a plena observância das legislações aplicáveis, requisitos regulamentares institucionais e exigências dos doadores. Este(a) profissional actuará de forma colaborativa com as equipas de operações, finanças e programas, assegurando que, ao longo de todo o ciclo de vida do financiamento, as práticas estejam alinhadas às políticas de conformidade e aos padrões exigidos.

O(a) Oficial de Contratos e Salvaguarda desempenhará um papel activo nos processos de elaboração e monitoria de contractos, gestão e avaliação de riscos, aquisição, identificando e negociando com fornecedores e consultores, sempre em conformidade com as políticas do Ipas, SIDA e GACs outros doadores relevantes. Este(a) profissional será também responsável pela capacitação da equipa, parceiros e demais stakeholders, promovendo treinamentos sobre temas relacionados a contratos, aquisições e salvaguardas.

DEVERES E RESPONSABILIDADES:

Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Maputo, o/a Oficial de Contractos e Salvaguarda irá desenvolver as seguintes tarefas e responsabilidades:

Gestão de Contratos e Subvenções

Assegurar que todos os contratos e acordos de subvenção atendam aos padrões operacionais e às políticas e regulamentações do Ipas, bem como de outros doadores e parceiros, sempre que aplicável.
Realizar pesquisas, análises e interpretações das regulamentações dos doadores, dos termos e condições dos acordos de subvenção, e das políticas internas, aplicando-as na gestão diária dos projectos e actuando como ponto focal para conformidade.
Acompanhar a execução dos projectos para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas de acordo com os termos dos acordos de subvenção e as políticas vigentes.
Desenvolver, actualizar e manter o manual de contratos e subvenções do Ipas, além de ferramentas, modelos, procedimentos operacionais padrão (SOPs) e outros documentos de orientação para a gestão de subvenções.
Minimizar os riscos para a organização, identificando proactivamente potenciais situações de risco e propondo soluções viáveis para garantir a continuidade e a conformidade dos projectos.
Supervisionar as diligências devidas (avaliações pré-concessão) e os processos de monitoramento para garantir que a conformidade com as políticas internas e os regulamentos dos doadores seja rigorosamente mantida.
Colaborar com a sede e a equipa local no controlo dos sub-beneficiários/subcontratantes, garantindo a conformidade nos processos de pagamento, prestação de contas e cumprimento de regulamentos.
Auxiliar a equipa do programa na preparação, administração e encerramento de contratos, acordos de cooperação e subvenções, garantindo que todos os processos estejam de acordo com as diretrizes institucionais.
Manter e actualizar regularmente o rastreador de subvenções e os requisitos regulamentares de comunicação, incluindo legislação sobre prevenção à lavagem de capitais, financiamento ao terrorismo, assédio, tráfico de pessoas e políticas de salvaguardas.

(Aquisições) Procurement:

Fornecer orientação detalhada sobre os aspectos contratuais das aquisições, incluindo Contratos de Prestação de Serviços, Arrendamentos, Acordos e Ordens de Serviço, garantindo conformidade com as políticas internas e os requisitos legais.
Orientar e treinar equipas internas e parceiros sobre o processo de selecção de fornecedores, abordando a documentação necessária e os requisitos específicos, conforme as políticas do Ipas, SIDA, GAC e outros doadores.
Colaborar com a equipa de Aquisições para resolver questões operacionais, fazendo a interface com as partes interessadas, conforme necessário, para garantir a execução eficaz dos processos de aquisição.
Participar da constituição de comités independentes de avaliação (para fundos que exigem concursos) ou equipas de avaliação para candidaturas espontâneas ou adjudicação directa.
Participar activamente do processo de abertura, avaliação e selecção de propostas, incluindo análise de orçamentos, elaboração de cartas de adjudicação e contratos.
Fornecer assessoria sobre as melhores ofertas e termos contratuais durante a selecção de fornecedores e negociações com subcontratantes.

Capacitação e Treinamento:

Prestar apoio contínuo à capacitação de parceiros e equipas do projecto, garantindo que atendam aos requisitos dos doadores e promovendo a capacitação interna e das organizações locais, para garantir uma gestão eficaz das subvenções e elaboração de relatórios em conformidade.
Facilitar actividades de formação com foco em procedimentos e mecanismos de reporte financeiro, assegurando que todas as partes envolvidas estejam preparadas para cumprir os requisitos exigidos.
Capacitar as equipas da sede e dos escritórios locais sobre as políticas de aquisições e subvenções do Ipas, garantindo que os participantes adquiram a habilidade de aplicar essas políticas de forma autónoma e eficaz.
Orientar e conduzir treinamentos especializados sobre subcontratação e compliance para garantir que todas as partes, internas e externas, compreendam e cumpram as normas e regulamentos relacionados à execução de contratos e subvenções.

Mobilização de Recursos e Parcerias:

Fornecer orientação geral à equipa de mobilização de recursos e parcerias do Ipas sobre questões contratuais e garantir a conformidade nos processos de subcontratação e execução de subvenções.
Participar nas discussões estratégicas para novos negócios, incluindo a identificação e análise de riscos contratuais e a elaboração de matrizes de conformidade para informar a equipa de mobilização de recursos sobre quaisquer termos especiais ou condições contratuais.
Fornecer orientação na selecção de tipos de subcontratos e negociação de termos e condições com subcontratantes, garantindo que os processos sejam transparentes e em conformidade com as políticas de financiamento.
Dar suporte nas negociações de orçamentos e na análise de propostas de custos, garantindo que as melhores práticas e exigências dos doadores sejam seguidas.

Comunicações & Representação:

Participar em reuniões e processos de negociação com fornecedores, consultores, parceiros, funcionários do governo e doadores, representando o Ipas nas questões relacionadas a contratos, aquisições e subvenções.
Representar o Ipas em negociações contratuais com fornecedores e subcontratantes, garantindo que as decisões estejam alinhadas às políticas da organização e aos requisitos dos doadores.

Requisitos de posição:

Educação

Grau universitário concluído, de preferência em Direito, Auditoria, Gestão de Empresas ou Contabilidade.
Certificação em Direito Comercial, Fiscalidade, Controle Interno ou área relacionada.
Certificação em Políticas de Salvaguarda.

Experiência

Mínimo de 3 anos de experiência em gestão de contratos e administração de subvenções.
Experiência comprovada na gestão de projectos em organizações de cooperação internacional e/ou humanitárias, com domínio das regulamentações de doadores como SIDA e GAC.
Experiência em capacitar organizações locais e equipas em conformidade com regulamentos e directrizes dos doadores e contexto legal em Moçambique.

Qualificações Preferenciais

Energético(a), independente, auto-motivado(a);
Bons conhecimentos na aplicação do Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
Capaz de manter o sigilo necessário ao desempenho da actividade requerida;
Ser assíduo(a), pontual e dedicado(a) ao seu trabalho;
Facilidade de comunicação e adaptação em ambientes diversos de trabalho.

Ambiente de trabalho: