Vagas para Secretárias de Administração Vários Locais

Estamos à procura de uma Secretaria de Administração altamente qualificada e proactiva para se juntar à um cliente nosso. O candidato ideal deve ter habilidades excepcionais de comunicação, capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente e ser capaz de trabalhar de forma eficaz em um ambiente acelerado.

Requisitos

Formação superior em Administração, Secretariado, Comunicação, Linguística, Direito, Administração Pública/Empresarial ou áreas correlacionadas;
Mínimo de 7 a 10 anos de experiência como secretaria executiva, preferencialmente em grandes empresas;
Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, capacidade de gestão do tempo, atenção aos detalhes e habilidades organizacionais excepcionais;
Proficiência em ferramentas de escritório, como Microsoft Office;
Conhecimentos de informática na optica do utilizador;
Conhecimento de sistemas de gestão de informação (SAP e outros);
Conhecimentos de sistemas de gestão documental (Phindu);
Normas e procedimentos internos;
Fluência em português e inglês (fluência em outros idiomas é um diferencial).

Funções

Organizar e executar as actividades do secretariado, priorizando das demandas, acessos e suporte ao conselho de administração, actuando como facilitador da relação do executivo em tarefas programadas (preparação de materiais, apresentações, eventos, pendências e outros);
Promover a racionalização dos custos e utilização dos recursos materiais e humanos do Gabinete secretariado, através do provisionamento adequado, controlo e acompanhamento de despesas e gestão eficiente das equipas subordinadas, de forma a diligenciar pelo bom uso e conservação dos meios disponibilizados;
Coordenar e gerenciar a agenda do Conselho de Administração, por via do agendamento de reuniões, compromissos e eventos importantes;
Priorizar e ajustar a programação conforme necessário, garantindo a eficiência e eficácia do tempo do Conselho de Administração;
Preparar materiais e documentos necessários para reuniões do conselho, comitês e outras reuniões executivas;
Coordenar a logística das reuniões, incluindo reserva de salas, equipamentos e suporte técnico;
Redigir, revisar e distribuir atas de reuniões e seguimentos das ações decididas;
Certificar cópias actualizadas dos estatutos, das deliberações da administração e dos lançamentos nos livros sociais da empresa, bem como controlar que as cópias sejam entregues aos solicitantes que as tenham requerido;
Realizar todos os procedimentos necessários em casos de viagens ou eventos, tais como: reserva de passagem, hotel, aluguer de carros entre outros, através da utilização de ferramentas administrativas para cada necessidade, controlando comprovativos, verificando o atendimento e outros relacionados;
Expedir, receber e controlar correspondências, e encomendas entre sede da empresa e suas representações com maxima competência e profissionalismo, sendo sempre sigiloso (a), e não comentar nem especular sobre o que lhe foi informado;
Assegurar o economato do secretariado e aquisição de outros artigos de consumo corrente e prestar apoio logístico e administrativo;
Assegurar a gestão do fundo de maneio atribuído, bem como dos meios de comunicação de reserva;
Garantir as condições de habitabilidade das residências do conselho de administração em coordenação com a governanta.